Tips voor het geven van goede feedback
Veel mensen vinden het lastig om feedback te geven. Begrijpelijk, want hoe zorg je ervoor dat de ontvanger jouw goedbedoelde terugkoppeling niet opvat als kritiek? Voor je het weet voelt de ander zich persoonlijk aangevallen en ontstaat er (onnodig) een conflict. Wanneer je feedback op een goede manier inzet, kan het juist bijdragen aan een betere werksfeer en helpen bij het doorbreken van patronen. Hoe je dit doet? Wij geven vijf tips.
Maar eerst: wat is feedback?
De letterlijke betekenis van feedback is ‘terugkoppeling’, en is dus iets anders dan kritiek. Waar kritiek altijd een negatief oordeel bevat, kan feedback daarentegen ook een positief karakter hebben. Bij feedback geef je een terugkoppeling over het gedrag van de ander en wat het gevolg daarvan is. Doorgaans is feedback bedoeld om de ander te helpen.
Tip 1: Vertel wat je waarneemt
Besef dat feedback gaat over gedrag dat je bij de ander ziet, en niet over jouw interpretatie hiervan. Een interpretatie is gekleurd door jouw eigen emoties en opvattingen. Je wil bij feedback alleen iets benoemen wat je kan waarnemen, wat dus objectief is. Verzamel hiervoor informatie in de vorm van feiten en voorbeelden van gedrag dat waarneembaar is. Het is niet de bedoeling dat je hierbij alles van het afgelopen jaar op tafel legt; probeer de voorbeelden zo actueel mogelijk te houden.
Tip 2: Geef aan hoe jij je hierbij voelt
Bij feedback gaat het over het gedrag van de ander en wat dit met jou doet. Nadat jij het waargenomen gedrag benoemt (‘ik zie dat…’/’ik hoor je zeggen dat…’), vertel je welk gevoel dit bij jou oproept (‘dat maakt dat ik het gevoel krijg dat…’).
Tip 3: Beschrijf het gedrag in de ik-vorm
Waar een jij-boodschap naar de ander wijst, houd je het met een ik-boodschap juist bij jezelf. Je bent niet met een beschuldigende vinger aan het wijzen (‘Jij hebt het fout gedaan!’), maar je beschrijft jouw waarnemingen en welk gevoel dit bij jou oproept. Hier valt nooit iets aan af te doen; het is immers jóuw gevoel!
Tip 4: Vraag of er sprake is van herkenning
Als je de ander vraagt of hij/zij zich in jouw waarneming herkent, geef je hem/haar de kans om hierover met jou in gesprek te gaan. Komt iemand structureel te laat en moet je daardoor de teammeeting telkens uitstellen? Stel dan de vraag of hij/zij zich bewust is van het feit dat daardoor de meetings nooit op tijd kunnen beginnen, en benoem de gevoelens die jij als collega hierdoor ondervindt.
Tip 5: Vraag hoe het anders kan of doe een voorstel voor verbetering
Om je feedback constructief te maken, raden we je aan om af te sluiten met de vraag hoe het beter kan. Ook kun je ervoor kiezen om zelf met een voorstel voor verbetering te komen. Om bij het voorbeeld van iemand die steeds te laat komt te blijven: je kunt bijvoorbeeld voorstellen dat de ander van nu af aan op tijd komt, en of hij/zij zich in deze oplossing kan vinden.
